La presente guía tiene por objetivo orientar respecto a la protección de datos personales obtenidos con motivo del retorno a las actividades económicas y laborales presenciales.

  1. Antecedentes:

  • Como consecuencia de la pandemia del SARS-Covid2 (COVID-19), se impuso en Ecuador una política de “confinamiento” que, en virtud de la política adoptada por el Comité de Operaciones de Emergencia Nacional (“COE-N”), está siendo reemplazada paulatinamente por medidas de “distanciamiento social” y otras medidas sanitarias, por fases de acuerdo con una semaforización (rojo, amarillo y verde) definida por cada cantón, en función a sus propias condiciones y necesidades.

  • Cada fase tiene sus propias restricciones y particularidades; sin embargo, en todas existen ciertas actividades permitidas en forma presencial, que se amplían al pasar a la siguiente fase. Por lo anterior, y a fin de prevenir la propagación del virus COVID-19, algunas instituciones públicas han trabajado en la elaboración de guías de cómo debería ser este retorno a las actividades.[1]

  • La implementación de estas guías puede implicar la recopilación de información personal de quienes ingresen en calidad de trabajadores, clientes o visitas a los distintos establecimientos y oficinas. Con relación a este tipo de información, la Constitución de la República del Ecuador señala que la recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información, requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley.

  1. Recomendaciones:

2.1. Sobre la recopilación de la información de índole personal recabada con motivo del COVID-19:

  • Se debe asegurar a los trabajadores, clientes o visitas que someterse a prueba de temperatura es voluntario, quien objete no podrá ingresar a las instalaciones, con las consecuencias que ello tenga.

  • Si es cliente o visita, se deberá registrar el consentimiento antes de recabar la información personal.

  • Igual debe registrarse consentimiento respecto de contactos (“rastreo de contactos”) u otra información personal (dirección, convivientes, etc.) si fuera necesario o útil.

  • En la medida de lo posible se pedirá información a los clientes o visitas que incluso, y si la operatividad propia de la compañía lo posibilita, no presenten ningún síntoma, para efectos de contactarle siempre que haya interactuado con una persona diagnosticada con COVID-19.

2.2. Sobre el almacenamiento de la información de índole personal recabada con motivo del COVID-19:

  • La información obtenida debe registrarse en computador o servidor en Ecuador (o consentimiento para otra ubicación), o en formato físico sin copias o registro de número de copias.

2.3. Sobre el uso de la información de índole personal recabada con motivo del COVID-19:

El uso será exclusivamente para:

  • Fines relacionados con la prevención del COVID-19 u otros sanitarios.

  • Compartir con autoridades sanitarias.

  • Informar a trabajadores sobre casos de manera agregada y anónima (sin información que identifique o permita identificar a individuos particulares).

2.4. Sobre la protección de la información de índole personal recabada con motivo del COVID-19:

  • La protección digital se realizará por medios electrónicos cifrados y accesibles con clave de seguridad y registro de accesos.

  • La protección en formato físico con seguridades y bitácora de accesos.

2.5. Sobre el proceso de toma de temperatura y toma de pruebas para la detección del COVID-19:

  • Se deberá capacitar a una persona para que manipule y lea correctamente los resultados del termómetro.[2]

  • Por la sensibilidad de la información a ser obtenida, la toma de pruebas para la detección del COVID-19 debe ser realizada únicamente por profesionales de la salud, en la medida en que los protocolos de bioseguridad de cada compañía lo requieran.

2.6. Sobre las recomendaciones de cómo y a quién debe entregarse la información recabada con motivo del COVID-19:

  • La información sólo podrá entregarse por expresa autorización del titular y/o mandato de la ley, a la(s) persona(s) que se haya designado.
  • Para mantener una cadena de custodia adecuada en la entrega de la información obtenida como consecuencia del COVID-19 a una institución pública o privada, la misma deberá entregarse acompañada de una declaración de que la misma es entregada por autorización del titular o por mandato de la ley y debe ser mantenida con estricta confidencialidad.

[1] Con fecha 18 de abril de 2020, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Producción Comercio Exterior, Inversiones y Pesca elaboraron el “Plan para el retorno paulatino al trabajo”. Con fecha 25 de abril de 2020, el Ministerio de Salud Pública, el Ministerio de Trabajo, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y el Ministerio de Producción Comercio Exterior, Inversiones y Pesca elaboraron la “Guía y Plan General para el Retorno Progresivo a las Actividades Laborales”. Ambas guías fueron aprobadas por el COE-N. Es probable que mientras dure el Estado de Excepción se dicten otro tipo de guías o instructivos con relación a cómo debe ser el retorno progresivo a las actividades laborales. También es probable que no solo el COE-N dicte este tipo de medidas, sino que sean los municipios y cantones quienes dicten guías similares.

[2] En el caso de que la temperatura supere los 37 grados centígrados, la persona encargada de realizar la toma de temperatura, deberá realizar una segunda lectura para comprobar o descartar “falsos positivos”, preferiblemente, y si existen las facilidades, esta segunda lectura la deberá realizar un profesional de la salud esperando un tiempo prudencial para su realización y después de validar que no haya un elemento externo que haya alterado la toma de la primera lectura. Si la segunda lectura confirma la primera lectura, podrá ser facultad del establecimiento denegar el acceso; y, en caso de contar con pruebas rápidas de COVID-19, podría poner en consideración de dicha persona la realización de una prueba con su autorización.

*Este boletín es de autoría de Fabara Abogados, cumple con un objetivo meramente informativo y no corresponde a una opinión legal, ni puede ser usado como asesoría.